Pillole del DPO - Ottobre 2026 - quinta pillola
🔐Registro elettronico: uno strumento condiviso, dati da proteggere
Il registro elettronico è ormai uno strumento essenziale nella vita scolastica. Consente di gestire presenze, valutazioni, comunicazioni e attività didattiche, facilitando il rapporto tra scuola e famiglie. Ma proprio perché raccoglie numerose informazioni personali, il suo utilizzo richiede attenzione e responsabilità.
🔎 IL CASO
Un docente inserisce nel registro una nota relativa a uno studente, descrivendo anche una sua situazione personale o familiare.
L'informazione, a seconda della sezione utilizzata e delle autorizzazioni configurate, potrebbe risultare visibile a persone che non hanno necessità di conoscerla.
Il problema non è soltanto ciò che viene scritto, ma anche chi può leggerlo.
✅ COSA FARE
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Utilizzare le sezioni del registro appropriate alla finalità della comunicazione.
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Verificare, quando necessario, a quali destinatari risulterà visibile un'annotazione.
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Riportare soltanto le informazioni pertinenti e necessarie.
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Utilizzare un linguaggio oggettivo, rispettoso e professionale.
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Proteggere le credenziali personali e disconnettersi dai dispositivi condivisi.
❌ COSA EVITARE
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Inserire nelle annotazioni ordinarie informazioni sulla salute, diagnosi, disabilità o situazioni familiari riservate.
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Utilizzare le note disciplinari per riportare valutazioni personali o dettagli non pertinenti.
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Condividere screenshot del registro attraverso chat o canali non autorizzati.
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Lasciare il registro aperto su computer accessibili ad altre persone.
🧩 UN ESEMPIO CONCRETO
❌ Non corretto
“L'alunno non ha svolto la verifica perché soffre di una specifica patologia e sta attraversando una difficile situazione familiare.”
✅ Corretto
“L'alunno non ha svolto la verifica prevista. Sarà concordata una nuova data.”
Le eventuali informazioni riservate necessarie alla gestione della situazione devono essere trattate attraverso i canali appropriati, esclusivamente dai soggetti autorizzati.
⚖️ COSA DICE IL GDPR?
Il Regolamento (UE) 2016/679 richiama alcuni principi fondamentali:
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Minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c): utilizzare soltanto le informazioni necessarie.
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Integrità e riservatezza (art. 5, par. 1, lett. f): proteggere i dati da accessi e divulgazioni non autorizzati.
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Sicurezza del trattamento (art. 32): adottare misure adeguate per proteggere le informazioni.
💡 IN BREVE
Il registro elettronico non è uno spazio in cui tutto può essere scritto e condiviso indistintamente.
Ogni informazione deve essere inserita nella sezione corretta, per una finalità precisa e con attenzione ai destinatari che potranno visualizzarla.
🟡 INDICAZIONE OPERATIVA
Prima di salvare una nota o una comunicazione, poniamoci tre domande:
È necessario scriverlo?
È questa la sezione corretta?
Chi potrà leggere questa informazione?
La tutela della privacy comincia anche da un semplice clic.
Fonti e approfondimenti